Mục đích của một danh mục là để một loạt các hàng hóa có sẵn được hiểu nhanh nhất có thể và để nó được đánh giá cao về thiết kế của nó. Nhờ những phẩm chất nội tại này, catalogue là một trong những công cụ bán hàng hiệu quả nhất trên thị trường.

Tại sao một danh mục lại quan trọng?

Danh mục, giống như logo hoặc danh thiếp, là một công cụ được sử dụng để xác định và củng cố nhận thức về thương hiệu. Các chuyên gia tiếp thị biết mức độ chính xác liên quan đến việc tạo ra một danh mục và mức độ chính xác của một danh mục tốt có thể tạo ra sự khác biệt về mặt doanh số.

Điều cần thiết là tạo một tài liệu càng nhiều càng tốt:

• Chức năng : dễ dàng tham khảo và thiết kế trực quan;
• Hấp dẫn:  có bìa cứng tốt, giấy chất lượng cao, bố cục rõ ràng và hiện đại, v.v.

Danh mục có thể được tạo ở những định dạng nào?

Trước hết, chúng ta hãy xem các định dạng danh mục. Danh mục luôn được tạo bằng kỹ thuật số, nhưng thành phẩm có thể là một trong hai loại:

• In danh mục (ví dụ: danh mục bàn, danh mục IKEA *)
• Danh mục kỹ thuật số (PDF, sách lật, ứng dụng, v.v.)

In danh mục

Như catalogue in ấn vẫn là một trong những công cụ bán hàng tốt nhất thế giới. Các ấn phẩm trên giấy này có nhiều ưu điểm:

• Tiếp xúc thương hiệu liên tục

  • Danh mục là một vật thể vật lý thường được để trên bàn hoặc bàn làm việc để luôn sẵn có và dễ tiếp cận. “Sự hiện diện cồng kềnh / cồng kềnh” của nó giúp thương hiệu của bạn liên tục tiếp xúc với khách hàng (một trong những nguyên tắc cơ bản của quảng cáo trên thực tế là sự tiếp xúc với thương hiệu).

• Thân thiện với người dùng

  • Một danh mục in luôn có sẵn và dễ dàng tham khảo bởi mọi người ở mọi lứa tuổi. Để hiểu rõ hơn, chúng ta phải so sánh nó với giải pháp thay thế kỹ thuật số của nó. Hãy nghĩ về cách bạn tìm kiếm một mặt hàng trong danh mục trực tuyến. Đầu tiên, bạn cần có kết nối internet tốt.
  • Sau đó, bạn phải tìm tài liệu bạn cần. Nếu bạn may mắn, có một TOC có thể điều hướng, vì vậy bạn có thể đến đúng trang chỉ với một cú nhấp chuột; nếu không, bạn phải lướt qua nó bằng tay cho đến khi bạn tìm thấy mục mong muốn của mình.

• Khả năng đọc

  • Bạn đã bao giờ cố gắng tham khảo một danh mục trên iPad, có thể là khi đang nói chuyện với khách hàng? Nếu bạn nhấp vào không đúng chỗ, bạn có thể dễ dàng kết thúc ở một trang khác. Nếu bạn cần kiểm tra một chi tiết, bạn phải phóng to, có nguy cơ bấm vào một nút ngoài ý muốn.

• Tìm kiếm nhanh

  • Danh mục in cho phép bạn chèn dấu trang vào bất kỳ đâu bạn cần, vì vậy bạn có thể dễ dàng quay lại trang bạn cần kiểm tra trong vài giây.

Danh mục kỹ thuật số

Hãy chuyển sang các danh mục kỹ thuật số. Danh mục được tạo ra bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số và ngày nay hầu hết các công ty chỉ sử dụng các phương tiện kỹ thuật số để phân phối và quảng bá tài liệu của họ.

Danh mục kỹ thuật số thường được tạo ở định dạng PDF, để giao hàng nhanh chóng và dễ dàng cho khách hàng. Cũng có thể tạo sách lật bằng phần mềm chuyên dụng. Sách lật là ấn phẩm trực tuyến, tương tác mô phỏng tạp chí giấy. Để tạo một cuốn sách lật, thường cần phải có một bản PDF hoàn chỉnh của tài liệu đã sẵn sàng để chuyển đổi thành một định dạng tương tác.

Những phần nào tạo nên một danh mục?

Danh mục là một tài liệu bao gồm nhiều phần khác nhau. Một số luôn được sử dụng, như bìa, mục lục và bìa sau; những người khác phụ thuộc vào loại dự án và nếu chúng được yêu cầu:

• Bìa trước 
• Chỉ mục ngón tay cái
• Trang giới thiệu: mô tả, quảng cáo
• Mục lục:  chương / mục, tiểu chương, chỉ số trang
• Danh mục: dấu phân cách chương
• Mục lục: thứ tự bảng chữ cái, hoặc theo mã
• Trang cuối cùng: mô tả, quảng cáo, ghi chú
• Cover lại

Làm thế nào để bạn tổ chức một danh mục?

Thông tin chúng ta muốn chèn phải được sắp xếp theo cách khách hàng sẽ tham khảo danh mục. Bạn cần xem xét nhiều yếu tố: khách hàng sẽ tìm kiếm sản phẩm theo danh mục, hay họ sẽ lật từng trang? Khách hàng thích phiên bản giấy hay kỹ thuật số?

Trong hầu hết các trường hợp, nếu chúng ta đang nói về danh mục doanh nghiệp, sẽ hữu ích nếu tổ chức các yếu tố theo danh mục hoặc theo thuộc tính sản phẩm, chẳng hạn như giá cả, màu sắc, ứng dụng, v.v.

Ai là người phù hợp nhất để tạo một danh mục?

Không có một ai, một nhân vật duy nhất nào tạo ra một danh mục. Câu trả lời là có nhiều người tham gia vào nhiệm vụ.

Các nhóm bán hàng, tiếp thị, CNTT và đồ họa đều tham gia vào quá trình tạo danh mục. Bộ phận đồ họa có thể là nội bộ hoặc thuê ngoài (cho một công ty truyền thông / nhà thiết kế đồ họa tự do).

Làm catalogue cần những yếu tố nào?

Để tạo một danh mục, bạn cần:

• Dữ liệu sản phẩm
• Hình ảnh
• Bố cục danh mục

Chúng ta hãy xem xét chúng một cách chi tiết.

Dữ liệu sản phẩm

Trước hết, để tạo một danh mục, bạn cần dữ liệu sản phẩm của mình. Theo dữ liệu sản phẩm, chúng tôi có nghĩa là: mã (SKU / số mặt hàng), danh mục, danh mục phụ, tên sản phẩm, mô tả, thuộc tính, giá, mã vạch, v.v.

Thông tin này có thể được chứa trong:

• Cơ sở dữ liệu doanh nghiệp / Hệ thống ERP: SAP, Oracle, IBM AS400, Microsoft Dynamics, Sage, Infor, ePromis, v.v.
• Một hoặc nhiều trang tính Excel (hoặc tệp CSV, TXT)
• Tệp XML
• Tệp SQL
• Trang web của công ty
• Các tệp danh mục trước đây (Adobe InDesign, QuarkXPress, v.v.)

Hình ảnh

Trước đây, khi bạn đã thu thập tất cả thông tin văn bản mà bạn muốn chèn vào tài liệu của mình, bạn phải thu thập tất cả hình ảnh của bài báo và các ký hiệu / biểu tượng cuối cùng, nếu cần.

Nếu bạn đang tạo một danh mục in, bạn sẽ cần hình ảnh sản phẩm chất lượng cao . Hình ảnh chất lượng tốt là yếu tố cần thiết để biến danh mục của bạn thành một tài liệu chuyên nghiệp.

Thông thường, bạn sẽ không có tất cả các hình ảnh sản phẩm theo ý của mình và có thể cố gắng lấy chúng từ trang web của công ty bạn. Những hình ảnh này sẽ không có chất lượng tốt ; do đó, chúng không thích hợp để sử dụng trong một danh mục in.

Bố cục danh mục

Khi bạn đã thu thập được tất cả các yếu tố cần thiết, bạn có thể chuyển sang giai đoạn hoạt động của việc tạo bố cục danh mục. Trong giai đoạn này, nhà thiết kế đồ họa sẽ tham gia, nhiều hơn thế nữa nếu bạn đang tạo ấn bản đầu tiên của danh mục hoặc nếu bạn đang tìm kiếm bản chỉnh sửa lại bố cục trước đó của mình.

Thiết kế đồ họa có thể được thực hiện bởi một nhân viên trong nhà hoặc thuê ngoài một người làm nghề tự do hoặc công ty truyền thông. Nhà thiết kế sẽ giúp bạn củng cố ý tưởng của mình về cách tổ chức cả thông tin và hình ảnh sản phẩm và chăm sóc phong cách của:

• Trang bìa trước và trang bìa sau của cuốn catalogue;
• Các trang giới thiệu ;
• Bố cục trang / Trang chính : đầu trang, chân trang, chỉ mục ngón tay cái, màu của danh mục, cột trang (1, 2, 3, hoặc nhiều hơn), v.v.;
• Mục lục (TOC) : Thứ tự sắp xếp cổ điển (thứ tự sắp xếp số trang), TOC chụp ảnh, Thứ tự bảng chữ cái (theo danh mục, theo sản phẩm, theo những gì bạn muốn) và TOC phân tách chương;
• Bộ tách chương ;
• Bố cục sản phẩm (kiểm tra bốn ví dụ về bố cục sản phẩm khác nhau trong hình ảnh dưới đây);
• Tạo các biểu tượng / biểu tượng ngành cụ thể .

Nhà thiết kế sẽ tạo nhiều bản nháp, thường sử dụng Adobe InDesign, cho đến khi tất cả các yêu cầu của bạn đã được hoàn thành.

Quy trình xuất bản: Có những loại quy trình xuất bản nào?

Khi bố cục được chấp thuận, một trong những bước quan trọng sẽ bắt đầu: quá trình xuất bản. Điều này bao gồm việc chèn thông tin vào danh mục theo cách có cấu trúc.

Bước này có thể được thực hiện thủ công hoặc sử dụng máy tạo danh mục .

Chúng tôi đang nói về:

• Xuất bản thủ công: Sao chép và dán (việc này đòi hỏi nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi)
• Tự động xuất bản: Phần mềm nội bộ / tại chỗ (các gói phần mềm này rất đắt và khó tạo bố cục; hỗ trợ là dịch vụ trả phí)
• Dịch vụ xuất bản đám mây: Phần mềm đám mây hoặc SaaS (không tốn kém, bố cục hoàn toàn có thể chỉnh sửa và hỗ trợ được bao gồm trong giá dự án).

Quy trình xuất bản thủ công

Trước hết, hãy bắt đầu với quy trình xuất bản thủ công. Tạo danh mục của bạn theo cách thủ công bao gồm sao chép và dán tất cả dữ liệu, từng mảnh, từ nguồn dữ liệu vào tài liệu của bạn.

Đây là một nhiệm vụ có thể chiếm một nguồn lực (nội bộ hoặc thuê ngoài) trong một thời gian dài, vài tuần / tháng, tùy thuộc vào số lượng bài viết / trang phải được tạo ra. Một yếu tố quan trọng khác cần quan tâm khi bạn cần tạo catalog là khả năng sai sót cao, do con người điều khiển quá trình này chứ không phải do máy móc.

Quy trình xuất bản tự động ra đời để khắc phục những nhược điểm này.

Quy trình xuất bản tự động

Thuật ngữ “xuất bản tự động” đề cập đến các giải pháp phần mềm / plugin cho phép bạn tự động nhập dữ liệu sản phẩm từ biểu dữ liệu / cơ sở dữ liệu vào tài liệu đang được tạo.

Đây là những giải pháp cần được cài đặt trong PC của bạn, giống như phần mềm cổ điển. Mỗi máy tính cần có giấy phép phần mềm riêng. Khi phải phân trang, bạn chỉ có thể làm việc trên PC đã cài đặt phần mềm trước đó.

Các ứng dụng này cho phép chúng tôi tạo tài liệu ở định dạng cụ thể hoặc dưới dạng PDF. Chỉ một vài trong số chúng cho phép người dùng tạo tệp ở định dạng Adobe InDesign (INDD, IDML, v.v.).

Nhược điểm:

• Không phải tất cả các tệp dữ liệu đều phù hợp với mọi gói phần mềm. Mỗi người trong số họ cần loại tệp dữ liệu riêng: XML, CSV, Excel, v.v.
• Quá trình thiết kế bị hạn chế. Bố cục được tạo bằng cách sử dụng lưới mặc định hoặc, nếu bạn muốn thực hiện thay đổi, bạn phải tuân theo các quy tắc phần mềm (hy vọng rằng những gì bạn cần đã được thực hiện).
• Học cách sử dụng các chương trình này rất khó và không có nhiều tài liệu trực tuyến hỗ trợ chúng. Bạn cũng phải xem xét rằng mỗi dự án là khác nhau và nó sẽ yêu cầu các quy tắc khác nhau.
• Bạn sẽ phải trả tiền cho việc đào tạo, thường được tính phí theo giờ.

Phần mềm xuất bản dựa trên đám mây

Cuối cùng, phần mềm xuất bản dựa trên đám mây là phần mềm bạn có thể sử dụng trực tuyến. Các gói này không yêu cầu thiết lập và người dùng có thể truy cập chúng bằng trình duyệt phổ biến như Chrome hoặc Firefox.

Nhiều công ty phần mềm đã phát hiện ra rằng công nghệ Đám mây là một cách tốt để giảm chi phí phần mềm, tăng cường đổi mới sản phẩm và cải thiện hỗ trợ cho khách hàng của họ. Phần mềm xuất bản tự động đã tìm thấy trong Đám mây một nơi tốt để nó có thể dễ dàng phát triển.

Các công ty như Pagination cho phép bạn tạo tài liệu trực tuyến, hoàn toàn theo cách riêng của mình, bất cứ lúc nào và ở bất kỳ đâu, không cần cài đặt phần mềm hoặc có bất kỳ năng lực cụ thể nào. Để thiết lập một dự án, bạn chỉ cần chia sẻ một số mẫu dữ liệu (Excel, CSV, v.v.) và loại tài liệu bạn muốn tự động tạo (định dạng PDF, InDesign). 

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng. Không cần đào tạo chuyên dụng
• Hoàn toàn tự do trong giai đoạn tạo (thiết kế) bố cục tài liệu
• Khả năng sử dụng mọi loại nguồn dữ liệu (Excel, CSV, XML, xuất từ ​​hệ thống ERP / cơ sở dữ liệu / ứng dụng kinh doanh)
• Hệ thống Đám mây không yêu cầu bất kỳ thiết lập phần mềm nào. Phần mềm có sẵn mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị (Chrome, Firefox, Safari, Explorer, v.v.) và hệ điều hành (Windows, Mac OS, Linux, Android, v.v.)
• Các tệp được tạo cả ở định dạng PDF (ở độ phân giải cao và thấp. Sẵn sàng để in hoặc để phân phối kỹ thuật số) và định dạng InDesign (INDD, IDML). Chúng đã sẵn sàng để mở bằng Adobe InDesign. Và có thể được thay đổi theo cách thủ công, khi cần thiết.
• Hệ thống Đám mây cung cấp cho bạn khả năng tiếp tục sử dụng PC. Trong quá trình tạo tài liệu và hệ thống thông báo qua email sẽ thông báo cho bạn. Khi quá trình hoàn tất và tài liệu đã sẵn sàng để tải xuống.
• Phần mềm được bán dưới dạng phí đăng ký hàng năm. Giá thay đổi tùy theo loại tài liệu bạn muốn tạo và nó bao gồm thiết lập tài liệu. Bảo trì tiến hóa của dự án và dịch vụ khách hàng nhanh chóng (qua điện thoại và email).

Tạo catalogue – Giai đoạn in ấn

Bây giờ chúng ta đã tìm ra cách làm catalogue, chúng ta hãy chuyển sang giai đoạn in ấn. Tìm một máy in tốt là tương đối dễ dàng, nhưng để tìm đúng, bạn cần phải xem qua giá cả. Về mặt thực tế, máy in thường là tuyến phòng thủ cuối cùng trước khi tài liệu đi in.

Chi phí in ấn phụ thuộc vào nhiều biến số, chẳng hạn như:

• Số lượng bản sao sẽ được in
• Số trang trong danh mục
• Chất lượng giấy
• Xử lý đặc biệt (ví dụ: chỉ số ngón tay cái)

Nếu bạn cần in ấn các ấn phẩm tiếp thị quảng cáo thì hãy liên hệ đến chúng tôi thông qua

Facebook Nguyễn Long Sắc Màu